Tunnetko epävarmuutta siivouspalvelun tilaamisessa toimistoosi? Tämä artikkeli on sinulle.
Ulkopuolisen siivouspalvelun käyttämisen mahdollisia turvallisuusriskejä voi vähentää useilla tavoilla.
Seuraavista on varmasti hyötyä, sovella niitä oman siivoustarpeesi mukaan.
1. Tarkista siivousyrityksen tiedot yritystietojärjestelmästä. Tarvitset yrityksen virallisen nimen ja mieluiten myös Y-tunnuksen. Tiedot löytyvät pelkällä yityksen nimelläkin. Osoite on www.ytj.fi.
2. Pyydä siivousyritykseltä vakiosiivoojaa ja nimenomaisen siivoojan tiedot. Tarvittaessa pyydä valokuva jonka voit liittää nimitietoihin. Anna tieto yrityksesi henkilökunnan saataville, jotta kaikki tuntevat siivoojan. Pyydä yritystä ilmoittamaan kaikista muutoksista etukäteen, varsinkin loma-aikojen siivoojista.
3. Tee siivoojan turvallisuusselvitys. Jos haluat olla todella varma, tee siivoojasta turvaselvitys. Turvaselvitys on maksullinen palvelu.
4. Ohjeista siivouspalvelun vastaava henkilö ja siivooja siivottavan tilan jätehuoltoon. Kerro mitkä jäteastiat tyhjennetään ja mihin ei kosketa. Tämä estää mahdollisten luottamuksellisten papereiden joutumisen paperinkeräysastiaan. Kerro miten silppurin tyhjentämisen suhteen menetellään.
5. Jos käytössä on murtohälytin, asenna siivousta varten erillinen siivouskoodi. Tarvittaessa se on helpompi vaihtaa. Voit myös myöhemmin todentaa kenen koodilla tilaan on tultu.
6. Kerro keneen siivouspalvelu voi ottaa ongelmatilanteissa yhteyttä. Tämän pitäisi olla mahdollista myös toimistoajan ulkouolella, jos siivous tapahtuu silloin.
7. Kysy onko siivouspalvelulla vastuuvakuutus. Siivouspalvelun vastuuvakuutus korvaa kaikki siivoojan aiheuttamat vahingot.
8. Pyydä avaimen luovutuksesta allekirjoitus. Pidä listaa siitä kenelle avain on annettu. Listalta tulisi ilmetä nimi, yritys ja luovutuksen päivämäärä. Kirjaa palautuneet avaimet.
9. Pyydä siivousyritykseltä allekirjoitus salassapitovelvollisuudesta. Tämä tekeen siivousyrityksen vastuulliseksi jos se luovuttaisi joitakin tietoja eteennpäin. Ohjeista siivousyritystä tiedottamaan tästä myös kaikille tilassa käyville työntekijöilleen.
Jokaisen yrityksen turvallisuuden taso on erilainen. Mieti miten pitkälle haluat mennä.
Asialliselle siivousyritykselle edellä mainitut eivät ole minkäänlainen ongelma.
